МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО ИЗУЧЕНИЮ MICROSOFT ACCESS (для версии 2000 и выше)
6.1. Лабораторная работа №1
Создание файла базы данных и таблиц.
Цель лабораторной работы: научиться как создать файл для новой базы данных, как сконструировать структуру таблицы базы данных, как ввести в таблицы данные разных типов, как корректировать данные в таблицах и изменить макет таблицы.
Аccess хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.
После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных. Это окно появляется, если в окне Параметры, вызываемом по команде меню Сервис | Параметры, на вкладке Вид в разделе Отображать установлен флажок Окно запуска.
Упражнение 6.1.1.Создание файла для новой базы данных.
В диалоговом окне выберите переключатель Новая баз данных и нажмите кнопку ОК.
Введите в поле Имя файла новое имя базы данных Учебный процесс.
Внимание!
При задании имени файла базы данных имейте ввиду что предельная длина имени файла составляет 255 символов, включая пробелы. Имена файлов не должны содержать символов \ ? : * < > ” |.
Оставьте в поле ^ значение по умолчанию Базы данных Microsoft Access(*.mdb). Это позволит создать файл базы данных с расширением .mdb, который является зарегистрированным в Windows для данного типа файлов и связывается с программой Access.
Нажмите кнопку Создать. В результате открывается окно новой базы данных Учебный процесс: база данных.
В окне новой базы данных в разделе Объекты представлены в виде вертикального ряда кнопок все объекты, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы макросы и модули. При нажатии какой либо из этих кнопок в рабочем поле окна отображается список имен объектов соответствующего типа. При создании новой базы данных список для любого выбранного типа объекта пуст. В разделе Группы могут быть созданы пользовательские группы объектов, предназначенные для хранения ссылок на объекты различных типов, объединенные, например, по функциональному назначению.
В окне базы данных представлен ряд кнопок, позволяющий начать выполнение операций по обработки её объектов:
Первой является кнопка Открыть, если выбрана таблица, форма или запрос, либо кнопка Просмотреть, если выбран отчет либо кнопка Запустить, если выбран макрос;
Вторая кнопка-Конструктор - позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта;
Третья кнопка - Создать – позволяет приступить к созданию нового объекта любого выбранного типа.
Остальные кнопки окна предназначены для удаление выбранного объекта и выбора вида отображения объектов в окне.
^
Создание таблиц базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.
Access предоставляет несколько режимов определения структуры таблиц. Наиболее полно использовать все возможности системы позволяет конструктор таблиц, с помощью которого можно в диалоговом режиме определить структуру таблицы и установить параметры всех её элементов.
Упражнение 6.1.2. Создание структуры таблицы
Начнем создание таблицы ГРУППА с определения её структуры в режиме конструктора таблиц. Последовательно зададим имя, тип данных и свойства каждого из полей таблиц.
Выберите в окне базы данных объект Таблица и нажмите кнопку Создать.
В окне Новая таблица выберите строку Конструктор.
Внимание!
Можно сразу начать работу в конструкторе, выбрав строку создание таблицы в режиме конструктора в рабочем поле окна базы данных.
При выборе режима конструктора таблиц появится окно ^ , в которой определяется структура таблицы базы данных.
Введите в столбец Имя поля в окне конструктора Таблица 1: таблица имена полей НГ, КОЛ, Пбалл.
В столбце Тип данных выберите нужный тип данных, использовав кнопку списка.
На вкладке Общие задайте следующие свойства полей:
Размер поля :
Для текстового поля НГ зададим размер поля, равный 3;
Для числового поля КОЛ, нажав кнопку списка в строке Размер поля, выберем Байт, определяющий длину целого числа, достаточную для размещения максимального значения поля;
Для числового поля Пбалл выберем Одинарное с плавающей точкой;
Формат поля для поля Пбалл – Фиксированный.
Число десятичных знаков для поля Пбалл – 2.
Подпись поля: для поля НГ- Ном. группы, КОЛ- Кол. ст. в группе, Пбалл – Прох. балл.
Условие на значение: для поля КОЛ - >=0 And <=35; Пбалл - >2 And <5 Or 0.
Сообщение об ошибке: для поля КОЛ- Кол. студентов больше доступного; Пбалл- Ошибка в оценке.
Уникальное поле: для поля НГ, нажав кнопку списка выберите Да.
Обязательное поле: для поля НГ- Да; КОЛ- Нет; Пбалл - Нет.
Для определения первичного ключа таблицы выделим поле НГ, Щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем на панели конструктора таблиц кнопку Ключевое поле  . Признаком установке ключа является изображение ключа слева от имени поля.
Для сохранения созданной структуры таблицы выполним команду ^ и введем в окне Сохранение имя таблицы ГРУППА. Таблица группа появится в списке объектов Таблицы в окне Учебный процесс: база данных. При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных Учебный процесс.mdb.
Создайте структуру таблиц СТУДЕНТ, КАФЕДРА, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, ПРЕДМЕТ, ИЗУЧЕНИЕ, УСПЕВАЕМОСТЬ базы данных Учебный процесс. При создании таблиц используйте проектные параметры их структуры, которые представлены в приложении.
Упражнение 6.1.3. Ввод и корректировка данных в режиме таблицы.
После сохранения таблицы становится доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблиц- созданию записей.
После сохранения структуры таблицы ГРУППА перейдём из режима конструктора в режим таблицы с помощью нажатия кнопки Вид  на панели инструментов конструктора таблиц. Таблица ГРУППА в режиме таблицы представлена на рис.6.1.1.
Если таблица уже закрыта, выберите её в окне базы данных и щелкните на кнопке Открыть.
Введите записи в таблицу, заполняя значениями её поля, данные для которых представлены на рис.6.1.1. Введите ключ и другие обязательные поля. Этого достаточно для создания и сохранения записи. Другие поля могут быть введены на любом этапе работы с таблицей. Запись сохраняется при переходе к другой записи автоматически.
Ведите в ключевое поле НГ значение, которое уже было использовано в одной из предыдущих записей, и убедитесь, что нельзя ввести запись с повторяющимся значением ключа. Отмените ввод неверных значений в поля нажатием клавиши или командой Правка | Восстановить текущее поле или запись.
Убедитесь, что ключевое поле нельзя оставить пустым.
Введите в поле КОЛ значение не соответствующее числовому типу данных, определенному в структуре (например, 4а), и убедитесь, что система при переходе к следующему полю проверит, является ли введенное данное доступным для этого поля и выдаст сообщение об ошибке. Отмените внесенные изменения.
Добавление каждой следующей записи начинайте с заполнения пустой строки, размещенной в конце таблицы и помеченной звёздочкой (*).
Сохранение новой записи происходит после перехода к другой записи или выполнения команды ^ . Чтобы отменить добавление записи после сохранения, нажмите кнопку Восстановить запись панели инструментов или выполните одноименную команду в меню Правка.
Для удаления записей в таблице сделайте её текущей и нажмите кнопку Удалить запись панели инструментов или выполните команду Правка | Удалить запись.
Для перехода к новой записи щелкните на кнопке перехода по записям  или кнопке ^ панели инструментов Таблица в режиме таблицы. Кроме того, можно выполнить команду Правка | Перейти | Новая запись.
Перейти в режим ввода записи, выполнив команду ^ , при которых видна только вводимая запись. Для возврата к просмотру всей таблицы выполните команду Записи | Удалить фильтр.
Рис.6.1.1. ^
Для удобства работы с таблицей можно изменить её представление на экране. Параметры отображения таблицы на экране называются макетом таблицы и сохраняются вместе с ней.
Откройте таблицу ГРУППА в режиме таблицы. Измените ширину столбцов, чтобы видеть их название целиком. Для этого установите курсор мыши на линию, разделяющую имена столбцов. При этом он превращается в планочку со стрелками, направленными в разные стороны. Перетащите границу столбца в нужное место.
Измените шрифт данных в таблице, цвет текста, линии сетки и фона, воспользовавшись панелью инструментов ^ .
Измените высоту строки. Для этого установите курсор мыши в области маркировки записи, расположенной слева, на границе между записями. Перетащите границу строки на требуемоё расстояние. При этом изменяется высота всех строк таблицы.
Скройте один из столбцов, перетащив с помощью мыши его правую границу влево до исчезновения столбца.
Верните скрытый столбец на экран, установив курсор чуть правее границы, где скрыт столбец.
Измените порядок расположения столбцов на экране. Выделите столбец щелчком кнопки мыши на его имени. Протащив курсор мыши поперек столбцов, можно выделить несколько столбцов. Выделенный столбец перетащите в новое место после установки курсора на его имени (область маркировки столбца).
Скройте один из столбцов, используя команду меню ^ , предварительно сделав столбец текущим или выделив его.
Отобразите скрытый столбец на экране, воспользовавшись диалоговым окном, появляющимся в результате выполнения команды Формат | Отобразить столбцы.
Сохраните макет таблицы, выполнив команду Файл | Сохранить, или при закрытии таблицы дайте утвердительный ответ на вопрос Сохранить изменения макета таблицы.’<имя таблицы>’?
Контрольные вопросы
В файле какого типа сохраняется база данных?
Какие объекты представлены в базе данных?
Чем определяется состав таблицы?
Чем определяется структура таблицы?
В каком режиме наиболее полно определяются параметры структуры таблицы?
Может ли ключ иметь повторяющие значения?
В каком режиме осуществляются ввод данных в таблицу?
В каком режиме выполняется настройка макета таблицы?
^
Создание схемы данных
Цель лабораторной работы: научиться включать таблицы в схему данных и устанавливать связь между таблицами базы данных.
^ является не только удобным и наглядным средством графического отображения логических связей таблиц базы данных. Связи, заданные в схеме данных, автоматически используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных форм, отчетов и запросов.
По заданному для связи параметру объединения определяется, как должно происходить объединение записей связываемых таблиц. По умолчанию происходит объединение только тех записей связанных таблиц, в которых значение поля связи совпадают.
Установление связи между двумя таблицами возможны только при выполнении следующих условий.
связываемые таблицы имеют поля с одинаковыми типами данных, причем имена полей могут быть различными;
обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access.
Если главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или составному ключу (уникальному индексу) главной таблицы, то Access определяет, что таблицы находятся в отношении 1:М или 1:1. Для таблиц, находящихся в этих отношениях, в схеме данных можно установить параметры поддержания связной целостности данных.
Поддержка связной целостности данных означает, что Access при корректировке базы данных обеспечивает для связанных таблиц контроль за соблюдением следующих условий:
в подчиненную таблицу не может быть доставлена запись со значением ключа связи, не существующим в главной таблице;
в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;
изменения значений ключа связи в записи главной таблицы невозможно, если в подчиненной таблице имеются записи, связанные с ней.
Если для связи обеспечивается поддержание целостности, то можно задать режимы перечисленные ниже.
^ обеспечивает при изменении значения ключа связи в записи главной таблицы автоматическое изменение значения в связанных полях подчиненных записях.
^ обеспечивает при удалении записи из главной таблицы автоматическое удаление всех связанных записей в подчиненной таблице. Каскадное удаление подчиненных записей выполняется на всех уровнях, если этот режим задан на каждом уровне.
Упражнение 6.2.1. Включение таблиц в схему данных и определение связей между ними.
Рассмотрим процесс создания схемы данных, соответствующей логической структуре базы данных Учебный процесс.
Откройте окно ^ Для этого при активном окне Учебный процесс: база данных нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.
В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблица и, нажимая кнопку добавить, разместите в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных,
Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных Учебный процесс со списком своих полей.
Установите связь между таблицами ГРУППА и СТУДЕНТ по простому ключу НГ. Для этого в окне ^ установите курсор мыши на ключевом поле НГ главной таблицы ГРУППА и перетащите это поле на поле НГ в подчиненной таблице СТУДЕНТ.
В открывшемся окне ^ в строке Тип отношений установится один-ко-многим. Отметьте доступный для этого типа отношений параметр Обеспечение целостности данных. Если таблицы ГРУППА и СТУДЕНТ пустые или ранее были заполнены данными, отвечающие требованиям целостности, между таблицами будет установлена связь, на схеме как 1:М. В противном случае появится сообщение о невозможности установить связь с проверкой целостности.
Установите флажки каскадного обновление связанных полей и каскадного удаление связанных записей, тогда будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах.
Установите связи по простому ключу для других пар таблиц: КАФЕДРА- ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (ключ ККАФ), ПРЕДМЕТ – ИЗУЧЕНИЕ (ключ КП), ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ИЗУЧЕНИЕ (ключ ТАБН), ГРУППА-ИЗУЧЕНИЕ (ключ НГ).
Установите связь по составному ключу НГ+НС между таблицами СТУДЕНТ – УСПЕВАЕМОСТЬ. Для этого в главной таблице СТУДЕНТ выделите оба эти поля, удерживая клавишу <Ctrl>, и перетащите оба поля на поле НГ в подчиненной таблице УСПЕВАЕМОСТЬ.
В окне ^ для поля НС главной таблицы Таблица /запрос выберите соответствующее поле подчиненной таблицы Связанная таблица/запрос. В этом же окне установите режим Обеспечение целостности данных и другие параметры связи.
Аналогично по составному ключу НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ установите связи между парой таблиц ИЗУЧЕНИЕ – УСПЕВАЕМОСТЬ.
Разместите таблицы в окне схемы данных в соответствии с их относительной подчиненностью, перемещая и изменяя их размеры, как показано на рис. 6.2.1.
 Рис 6.2.1. Схема данных базы данных Учебный процесс
Контрольные вопросы
Для чего создается схема данных базы Access?
В каких отношения должны находится таблицы, чтобы для них можно было установить параметры поддержки связной целостности данных?
Для чего предназначен значок “+” в левом столбце таблицы?
Что произойдет при изменении значения ключевого поля в главной таблицы, если для ее связи с подчиненной установлен флажок каскадное обновление связанных полей?
^
|
